Dit Privacybeleid beschrijft hoe Conversion Impact BV persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 («AVG/GDPR») en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
Conversion Impact BV, Koolmijnenkaai 62, B-1080 Brussel, België
Ondernemingsnummer: BE 0863.445.086
Telefoon: 02/504 00 80 - E-mail: privacy@bobex.be
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is bereikbaar via privacy@bobex.be.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Conversion Impact verzamelt en verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw rol:
2.1 Gebruikers (particulieren en bedrijven die offertes aanvragen)
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.
- Projectgegevens: type project, beschrijving van de gewenste dienst of product, locatie van het project, budget-indicatie.
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaat type, taalvoorkeur.
- Communicatiegegevens: correspondentie met Conversion Impact, feedback, beoordelingen.
2.2 Leveranciers (bedrijven die offertes aanbieden)
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer, adres, contactpersoon.
- Financiële gegevens: bankrekeningnummer (voor Domiciliëring of Automatische Incasso), facturatiegegevens.
- Profielgegevens: beschrijving van diensten, werkgebied, specialisaties, logo, foto’s.
- Prestatiegegevens: beoordelingen door Gebruikers, proteststatistieken, responstijden.
2.3 Websitebezoekers
- Technische gegevens: IP-adres, cookies, browsertype, bezochte pagina’s, sessieduur.
Voor meer informatie over cookies verwijzen wij naar ons Cookiebeleid, beschikbaar op de Conversion Impact Site.
3. Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking
Conversion Impact verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een geldige rechtsgrond:
| Doeleinde | Beschrijving | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|
| Uitvoering van de dienstverlening | Verwerking van offerteaanvragen, matching tussen Gebruikers en Leveranciers, beheer van het Extranet | Art. 6(1)(b) – Uitvoering van het contract |
| Facturatie en boekhouding | Opstellen en verzenden van facturen, betalingsopvolging, incasso | Art. 6(1)(b) – Uitvoering van het contract |
| Klantenbeheer | Beheer van Leveranciersprofielen, protestafhandeling, kwaliteitscontrole | Art. 6(1)(b) – Uitvoering van het contract |
| Directe marketing | Verzenden van nieuwsbrieven, promoties, aanbevelingen van diensten | Art. 6(1)(a) – Toestemming |
| Verbetering van de dienstverlening | Analyse van gebruikspatronen, A/B-testing, optimalisatie van de website | Art. 6(1)(f) – Gerechtvaardigd belang |
| Beveiliging en fraudepreventie | Detectie van frauduleus gebruik, bescherming van IT-systemen, misbruikpreventie | Art. 6(1)(f) – Gerechtvaardigd belang |
| Wettelijke verplichtingen | Belastingaangifte, boekhoudkundige verplichtingen, medewerking met autoriteiten | Art. 6(1)(c) – Wettelijke verplichting |
Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken via het Extranet of per e-mail aan privacy@bobex.be. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
4. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Conversion Impact maakt gebruik van geautomatiseerde systemen voor de matching van Gebruikers met Leveranciers. Deze matching is gebaseerd op objectieve criteria zoals projecttype, locatie en beschikbaarheid van de Leverancier. Deze geautomatiseerde verwerking heeft geen juridische gevolgen voor u en leidt niet tot besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd in de zin van artikel 22 AVG. De uiteindelijke keuze van een Leverancier blijft altijd bij de Gebruiker. Conversion Impact maakt geen gebruik van profilering voor het nemen van besluiten met rechtsgevolgen voor betrokkenen.
5. Ontvangers van uw persoonsgegevens
Conversion Impact deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met de volgende categorieën ontvangers, en enkel voor zover noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden:
| Categorie ontvanger | Toelichting |
|---|---|
| Leveranciers | Ontvangen de contactgegevens en projectgegevens van Gebruikers in het kader van een Offerteaanvraag |
| IT-dienstverleners | Hosting, CRM, e-mailplatformen, en andere technische dienstverleners die als verwerker optreden namens Conversion Impact |
| Betalingsdienstverleners | Verwerking van betalingen en Automatische Incasso |
| Analytische dienstverleners | Google Analytics en soortgelijke tools voor websiteanalyse (geanonimiseerd waar mogelijk) |
| Marketingpartners | Geaffilieerde websites en advertentienetwerken, uitsluitend op basis van toestemming of gerechtvaardigd belang |
| Overheden en autoriteiten | Indien wettelijk verplicht (belastingdienst, toezichthoudende autoriteiten, gerechtelijke instanties) |
Conversion Impact verkoopt geen persoonsgegevens aan derden en deelt geen gegevens met derden voor hun eigen marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Conversion Impact verwerkt uw gegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EER (bijvoorbeeld bij het gebruik van bepaalde IT-dienstverleners), zorgt Conversion Impact ervoor dat passende waarborgen worden getroffen conform de AVG, zoals:
- (a) een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie,
- (b) Standaard Contractuele Clausules (SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie, of
- (c) andere passende waarborgen zoals voorzien in artikel 46 AVG.
7. Bewaartermijnen
Conversion Impact bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
| Categorie gegevens | Bewaartermijn | Toelichting |
|---|---|---|
| Offerteaanvragen (Gebruikers) | 5 jaar na laatste activiteit | Noodzakelijk voor opvolging en kwaliteitscontrole |
| Leveranciersgegevens | Duur van het contract + 5 jaar | Wettelijke bewaarplicht (boekhoudwetgeving) |
| Facturatiegegevens | 7 jaar na factuurdatum | Belgische boekhoudkundige bewaarplicht |
| Beoordelingen en reviews | Duur van het Leveranciersprofiel | Beoordelingen zijn eigendom van de Gebruiker |
| Marketinggegevens | Tot intrekking toestemming of 5 jaar na laatste interactie | Automatische opschoning na inactiviteit |
| Technische logbestanden | 24 maanden | Beveiliging en fraudepreventie |
| Cookiegegevens | Zie Cookiebeleid | Afhankelijk van type cookie |
Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist.
8. Uw rechten als betrokkene
Op grond van de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
| Recht | Beschrijving |
|---|---|
| Recht van inzage (Art. 15) | U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die Conversion Impact over u verwerkt. |
| Recht op rectificatie (Art. 16) | U kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren of aan te vullen. |
| Recht op gegevenswissing (Art. 17) | U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. |
| Recht op beperking (Art. 18) | U kunt verzoeken om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld bij betwisting van de juistheid. |
| Recht op overdraagbaarheid (Art. 20) | U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen. |
| Recht van bezwaar (Art. 21) | U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor directe marketing. |
| Recht om toestemming in te trekken (Art. 7) | Indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze te allen tijde intrekken. |
Hoe oefent u uw rechten uit?
U kunt uw rechten uitoefenen door:
- (a) een e-mail te sturen aan privacy@bobex.be,
- (b) een brief te sturen aan Conversion Impact BV, Koolmijnenkaai 62, B-1080 Brussel, of
- (c) via uw persoonlijk account op het Extranet (voor bepaalde rechten zoals intrekking marketingtoestemming).
Conversion Impact zal uw verzoek binnen één (1) maand na ontvangst behandelen. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd bij complexe of meervoudige verzoeken, mits kennisgeving. Conversion Impact kan u vragen uw identiteit te verifiëren alvorens een verzoek te behandelen, om ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.
9. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening bent dat Conversion Impact uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wij raden u aan eerst contact op te nemen met Conversion Impact via privacy@bobex.be, zodat wij uw bezorgdheid kunnen behandelen voordat u een formele klacht indient.
10. Beveiliging van uw gegevens
Conversion Impact neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- (a) versleuteling van gegevenstransmissie via SSL/TLS,
- (b) toegangscontrole op basis van rollen en rechten,
- (c) regelmatige back-ups van gegevens,
- (d) fysieke beveiliging van servers en kantoren,
- (e) bewustmakingstraining voor medewerkers,
- (f) periodieke evaluatie en aanpassing van beveiligingsmaatregelen.
Ondanks deze maatregelen kan Conversion Impact de veiligheid van gegevens die via internet worden verzonden niet volledig garanderen, gezien de inherente risico’s van het open karakter van internet.
11. Cookies en soortgelijke technologieën
De Conversion Impact Site maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Voor een gedetailleerd overzicht van de gebruikte cookies, hun doeleinden, bewaartermijnen en uw mogelijkheden om cookies te beheren, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid, permanent beschikbaar op de Conversion Impact Site.
12. Minderjarigen
De diensten van Conversion Impact zijn niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Conversion Impact verzamelt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien u kennis heeft van het feit dat een minderjarige zonder ouderlijke toestemming persoonsgegevens aan Conversion Impact heeft verstrekt, kunt u contact opnemen met privacy@bobex.be zodat wij de betreffende gegevens kunnen verwijderen.
13. Wijzigingen aan dit Privacybeleid
Conversion Impact behoudt zich het recht voor dit Privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op de Conversion Impact Site met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen zullen Leden per e-mail op de hoogte worden gebracht. Wij raden u aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen.
14. Contact
Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over dit Privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Conversion Impact BV – Functionaris voor Gegevensbescherming
Koolmijnenkaai 62, B-1080 Brussel
E-mail: privacy@bobex.be
Telefoon: 02/504 00 80